職場の外線電話が鳴ると緊張してしまう方は以外と多いんです。
克服できたら、毎日の仕事がもっと充実しますよね！
あなたが電話を苦手になった理由は何でしょう？覚えてますか？
電話が苦手な要因を見つけましょう
苦手になった理由が分からないと克服できません、どのような要因で苦手になったのでしょうか？
苦手になる３つの要因
- 上司や同僚に会話を聞かれていると緊張する
- 代表回線なので他の部署あての電話も取らないといけないが、誰が誰なのか分からない
- 入社や転職したばかりで、専門用語や対応方法が分からない
このような「恥ずかしい、知らない、分からない」の心理で、電話が怖くなっていませんか？
まずは、自分に正直になって心の弱点を見つけましょう。
苦手な要因が見つかった人は克服へ
苦手を克服するポイント
克服するためのポイントが分かれば、誰でも必ず改善はできます。
上司や同僚に聞かれている？
要因:会話を聞かれるのが恥ずかしい
仕事の出来る上司や同僚なら、あなたの電話の会話を大まかに聞いているでしょう。それは、必要ならサポートをしたり自分の業務に関わることなのかチェックをしているからです。
緊急時のサポートしてもらう為に、会話を聞いてもらう方が得なのです。
とにかく、
電話は周りに聞かれて当然だと考えて下さい。
緊張して上手く話せな方は、話口調は気にせず普段通りで良いです、丁寧に話そうとすると上手く言葉が出てきません。
あなたが、聞かれたく無い一心で会話の内容を隠そうとすると余計に聞き耳を立てられます。
改善方法は「〇〇の件は〜」と用件を大きな声で言うのが良いでしょう。用件が重要でないなら、誰も聞き耳を立てません。
逆に、電話の会話を聞いていない上司や同僚はイザというときに「聞いていない、知らない」とサポートを全くしてくれない方がほとんどです。
他の部署あての電話が怖い
要因:誰がどこ席か分からない、名前も知らない
これも、非常に多い要因です。代表回線では他の部署宛に掛かってくる電話も多く内線で回すときに「〇〇さん△社から外線□番です」と声を掛けたりしなければいけません。
しかし、外線電話が苦手な方のほとんどは他の部署の方の名前をおぼえて無く、誰がどこに座っているかも分からないのです、それでは外線が苦手になるハズです。
解決方法は、
机の引き出しの中などに、フロアーの席順と名前を書いた座席表を作っておく事です。
手書きでも、ワードでも何でも構いません、作成にはこの４つが重要です。
- 席の位置
- 名前（外見の特徴など）
- 仕事内容（担当など）
- よく電話してくる社名や名前
座席表があれば、顔がうろ憶えでも相手の席の方向に向いて「〇〇さん、△△社から外線□です」と言えばいいのです。
よく掛かってくる社名や業務内容が分かっていれば、電話が多少聞き取りにくい場合でも誰宛か分かるようになります。
入社や転職して間もない方
要因:周りが見えていない、自信がない
まだ、入社や転職したばかりの方はチャンスです！間違ったり分からない場合もサポートしてもらえる期間です。
まずは積極的に電話を取り、職場にどのような用件の電話が多いかを理解しましょう。
例えば営業系なら
- 営業より商品入荷予定の確認
- 量販店や個人店からの問い合わせ
- 本社事業部より新製品の情報
など、職場でのパターンがあります。
最初は電話の取り継ぎが多いので、必ず「誰から誰宛に用件は〇〇」これだけはメモしておきましょう、苦手意識が有ると一瞬で忘れてしまうコトも多いのでメモは必須です。
担当者が不在の場合は折り返しご連絡をする事を伝えましょう、無理に対応する必要はありません。
3ヶ月もすると、どこの会社の誰々から誰宛によく電話があるなどパターンが見えてきます、そうなれば電話なんて怖く無くなります。
誰でも見えない相手からの電話は得意ではない
職場で電話に出るのが同じ人になりやすいのは、ほとんどの人が電話対応が苦手だからです。
しかし、あなたが積極的に対応できるようになれば評価も高くなります。
積極的に電話に出なくても、誰も出れない時にさっと対応できるだけでも良いのです。
私も昔は電話から逃げていました
実は私も電機メーカー勤務時代は電話から逃げていました。
私は電話が鳴るとパソコンをカタカタ打ち始めるんです、忙しいフリです…なさけなかったです。
なぜ私が苦手だったかと言うと「他部署の方の名前も顔も覚えていなかったので外線を担当者に回せず、とても恥ずかしい思いをした」からです。
私が働いていたフロアーには４つの部署がありましたが、他の部署の誰がどこに座っているのか分からないし、名前も顔も知らなかったんです。
いつも、代表電話を積極的に出る方が2名いて任せっきりだったんです、その2名が有給休暇の時や席を外している間は「たのむから、電話は鳴るな！」って祈っていました。
私は克服できました
でも、しばらくして克服できました。
私の場合は、積極的に出る同僚が作った「フロアーの座席表と関係会社名の入った用紙」をコピーしてもらってからは、苦手だった電話をかんたんに克服できました。
座席表を見ながら席を確認して、担当者へ「〇番に△社から外線□番です」って伝えるだけですからね。
今考えるとそれだけの事ですが、本当に電話が鳴ると恐怖を感じる毎日でした…
克服できる人はこんな人
電話の苦手意識を克服できるのは、克服方法を考えている人です。
- 「どうしたら、出なくても良くなるか」と回避方法を考えている人は克服できません。
- 「電話にサッと出れたら良いのに」と考えている方は必ず克服できます！
さいごに、もう一度ポイントを！
- 話口調を気にしすぎない
- 聞かれるのは当たり前と思う
- 担当者に回すための座席表を作る
- 誰から誰宛に、用件などをメモする
- 不在の時は折り返しにする
これだけで、誰にでも電話対応ができるようになります。
さあ、電話をとりましょう！克服への一歩です。